Az elektronikus adatok korában a NAV már nem papírokat kér, hanem az online számlaadatokat, e-számlákat és könyvelési rendszereket hasonlítja össze — ezért kulcsfontosságú a hibátlan digitális adattartalom. A strukturált e-audit csomag és a hatékony visszakereshetőség a legjobb védelem ellenőrzés esetén.

Értsd meg, mire fog ránézni a NAV

Elektronikus alapú ellenőrzésnél a NAV jellemzően

• az online számla adatszolgáltatást
• az e-számláidat és archiválásukat
• a könyvelési rendszered adatait
• bankkivonatokat, pénztárgépadatokat

hasonlítja össze az áfa bevallásoddal és más bevallásokkal. A cél a konzisztencia és az adatminőség.

Elektronikus számlák jogszerű megőrzése

E-számlát csak elektronikusan lehet hitelesen megőrizni. A nyomtatás csak segédpéldány, a megőrzés alapja az eredeti digitális állomány. Fontos

• az eredet hitelessége (ki állította ki)
• az adattartalom sértetlensége
• a teljes megőrzési időszak alatti hozzáférhetőség.

Lehet saját rendszered, vagy használhatsz olyan számlázót, amely tanúsított e-archiválást végez és hosszú távú megőrzést biztosít.

Rendszerezés és visszakereshetőség

NAV ellenőrzéskor gyorsan kell tudnod előhúzni egy konkrét számlát vagy partner teljes forgalmát. Ehhez praktikus

• egységes mappastruktúra (év, partner, számlaszám)
• azonos állománynév logika a PDF, XML és könyvelési bizonylat között
• olyan rendszer, ahol partner, dátum, összeg, számlaszám alapján is keresni tudsz
• biztosítani, hogy helyszíni ellenőrzéskor a számítógépen a számlák olvashatók legyenek.

Online Számla adatszolgáltatás előzetes ellenőrzése

Mivel az ellenőrzés egyik fő adatforrása az Online Számla rendszer, érdemes rendszeresen

• letölteni a NAV által látott számlaadatokat
• egyeztetni a saját számlázóddal és könyveléseddel
• ellenőrizni a „WARN” és „ERROR” üzeneteket
• javítani a tipikus hibákat (rossz adószám, országkód, áfakód).

A 2025-től szigorodó validációk miatt a hibás adatszolgáltatás több esetben már nem csak figyelmeztetés, hanem visszautasítás és bírságkockázat.

Könyvelés, áfa bevallás és számlák összefésülése

Készülj fel úgy, mintha te lennél a revizor:

• végezz próba egyeztetést az áfa bevallás és az online számla adatszolgáltatás között
• nézd át a nagyobb partnereket és szokatlan tételeket
• ellenőrizd, hogy minden számlának van könyvelési párja
• külön figyelj az export, közösségi ügyletek, fordított áfa és alanyi mentes tételek konzisztenciájára.

Technikai felkészítés helyszíni ellenőrzésre

Jogszabályi elvárás, hogy ha elektronikus formában őrzöl számlát, akkor

• biztosítsd az olvashatósághoz szükséges eszközt (gép, monitor, szoftver)
• tudd bemutatni a rendszer használati dokumentációját
• tudj alapvető felvilágosítást adni a revizornak a rendszer működéséről.

Ezért érdemes egy rövid, belső „használati jegyzetet” készíteni a könyvelő és az ügyvezető számára.

E-audit „csomag” kialakítása

Gondolkodj előre kész e-audit csomagban. Ez jellemzően tartalmazza

• kimenő és bejövő számlák exportját (PDF, XML, CSV)
• főkönyvi kivonatot, áfa analitikát, pénztár és bank kartonokat
• partnertörzset, terméktörzset
• a főbb szerződéseket, árjegyzékeket.

Ha ezek struktúráltan, egyértelmű elnevezéssel és fájlformátumban előállíthatók, az ellenőrzés érdemben gyorsabb és kevésbé stresszes lesz.

Kulcspontok rövidem

• A NAV ma már digitális adatszolgáltatás alapján ellenőriz.
• A rendszeres belső egyeztetés csökkenti az eltéréseket.
• A visszakereshetőség és archiválás kulcsfontosságú.
• Minden e-számlázó vállalkozás érintett.
• Javasolt: e-audit csomag készítése.