Sok vállalkozó fél a költségelszámolástól mert attól tart hogy a NAV majd kidobja a tételeket. A kulcs nem a bonyolult jogszabály idézet hanem az ésszerűen dokumentált valós üzleti tartalom amely papíron is jól követhető.

Mi számít bizonyítható költségnek

Vállalkozási költség akkor védhető ha egyértelmű hogy a bevételszerzés működés vagy fejlesztés érdekében merült fel és ez papíron is követhető a mindennapi működésben. Az adóhatóság mindig azt nézi van e életszerű kapcsolat a kiadás és egy konkrét tevékenység ügyfél vagy projekt között.

Számlák és egyéb bizonylatok minimális tartalma

Számlához vagy nyugtához mindig kell szabályszerű bizonylat amelyen szerepel a vállalkozás neve címe adószáma a teljesítés időpontja a tétel egyértelmű megnevezése és az ellenérték. Elektronikus számla esetén maga az eredeti digitális fájl a hiteles példány nem az arról készített nyomtatás. Papír alapú számla esetén is olvashatónak hibátlannak kell maradnia.

Szerződés megrendelés teljesítésigazolás

Szolgáltatásoknál tanácsadásnál visszatérő megbízásoknál érdemes legalább egy egyszerű írásos szerződést vagy megrendelést őrizni amelyből kiderül mit vállaltál mennyiért és milyen határidővel. Nagyobb vagy folyamatos munkáknál jó ha van teljesítésigazolás vagy emailes megerősítés amely alátámasztja hogy a munka megvalósult a felek részéről is. Projekt alapú munkáknál érdemes időszaki összefoglalót is készíteni.

Szolgáltatás jellegű és kényes költségek dokumentálása

Utazás étterem marketing képzés jellegű költségeknél a számla önmagában sokszor kevés mert nem látszik belőle kinek mire és milyen ügy kapcsán merült fel. Ilyenkor segít egy rövid belső feljegyzés például naptárbejegyzés vagy email amelyben rögzíted az üzleti célt és a résztvevőket. Így egy ellenőrzéskor nem csak a számlát hanem a mögötte álló üzleti helyzetet is azonnal látod.

Vegyes használatú eszközök és arányosítás

Autó telefon laptop vagy lakás iroda vegyes használatánál részben magán részben céges egy egyszerű arányosítási szabály elengedhetetlen. Írd le mekkora arányban tekinted cégesnek a használatot milyen módszerrel becsülted ezt és mely kiadás típusoknál alkalmazod. Ezt a feljegyzést tartsd a számlák mellett könnyen elérhető helyen.

Rendszerezés és megőrzési idő

Az adóhatóság számára az is fontos hogy a dokumentumok rendszerezettek és visszakereshetők legyenek a teljes megőrzési idő alatt. Év partner és költségtípus szerinti mappák áttekinthető fájlnevek és egy rövid belső költségelszámolási szabályzat sokat csökkent a vitatható tételek és az adókockázat esélyén.

Kulcspontok röviden

• A költségek elszámolhatósága dokumentáció függvénye.
• A belső feljegyzések és szerződések védik az elszámolást.
• A költségek céljának bizonyíthatósága kulcsfontosságú.
• Tanácsadók és szolgáltatók különösen érintettek.
• Javasolt: költségelszámolási szabályzat.