A főkönyvi számlák év végi egyeztetése az egyik legfontosabb lépés mielőtt lezárnád az évet. Itt derül ki hogy a könyvelés valóban követi e a valós pénzmozgásokat és szerződéseket. Minél tudatosabb ez a kör annál kevesebb meglepetés lesz egy későbbi ellenőrzésnél.

1 Főkönyvi egyenlegek és realitás vizsgálata

Végig kell futni a főbb számlákat pénzeszközök vevők szállítók készletek és megnézni az egyenlegek életszerűségét. Pozitív bankszámla mínuszos pénztár vagy irreálisan magas vevő állomány rögtön jelzi hogy valami nincs a helyén. Ilyenkor vissza kell menni a könyvelt tételekig és feltárni a hibát.

2 Analitikák egyeztetése a főkönyvvel

A vevő szállító pénztár és készlet analitikáknak egyezniük kell a főkönyvi számlák záró egyenlegeivel. Ha eltérés van az oka lehet hiányzó bizonylat téves könyvelési szám vagy duplikált tétel. A zárás előtt partnerenként célszerű egyeztetni a listákat és helyesbíteni a különbségeket.

3 Időbeli elhatárolások nyitott tételek áttekintése

Érdemes végignézni azokat a sorokat ahol nagyobb év végi mozgás van például elhatárolások céltartalékok nyitott átvezetési számlák. Ha itt maradnak függő egyenlegek torzíthatják az eredményt. A zárás lényege hogy csak valódi jogcímen maradhasson nyitott összeg a mérlegben.

4 Adó és járulék jellegű főkönyvi számlák

Kiemelt figyelmet igényelnek az áfa járulék és társasági adó jellegű számlák. Az egyenlegeknek egyezniük kell a beadott bevallások adataival. Ha eltérést találsz még beszámoló előtt célszerű önellenőrzéssel vagy helyesbítő bevallással rendezni hogy ne halmozódjanak a kockázatok.

5 Dokumentálás és könyvelői egyeztetés

A végső lépés hogy az egyeztetések eredményéről készüljön rövid belső jegyzet és listázd azokat a számlákat ahol korrekció történt. Ezt oszd meg a könyvelővel és az ügyvezetéssel. Így mindenki ugyanazt a záró képet látja és a következő év nyitó adatai is stabilak lesznek.

Kulcspontok röviden

• Az év végi főkönyvi egyeztetés nélkülözhetetlen a korrekt beszámolóhoz.
• Az analitikák és főkönyv közötti eltérések hibát jeleznek.
• A rendszeres ellenőrzés erősen csökkenti a kockázatot.
• Minden vállalkozásnak javasolt évente legalább egyszer elvégezni.
• Javasolt: struktúrált ellenőrzési folyamat kialakítása.