A vállalkozói költség elismerése nem azon múlik, hogy mi szerepel a számlán, hanem hogy a kiadás és a bevételszerző tevékenység közt van-e dokumentálható kapcsolat. A magán- és céges pénzmozgások szétválasztása és a vegyes használat arányosítása az egyik legfontosabb NAV-kockázatcsökkentés.

Alapszabály – mi számít egyáltalán vállalkozási költségnek

Vállalkozási költségnek az a ráfordítás minősül, amely bizonyíthatóan a bevételszerzés, a tevékenység fenntartása, bővítése érdekében merül fel. Ha egy kiadásnak nincs érdemi köze a vállalkozáshoz, vagy ezt nem tudod alátámasztani, akkor magáncélúnak tekinthető. A NAV mindig azt nézi, hogy a kiadás és a bevétel között van e ésszerű, dokumentálható kapcsolat.

Külön pénzügyek – bankszámla, kártya, pénztár

A legegyszerűbb kockázatcsökkentő lépés, ha teljesen szétválasztod a magán és a céges pénzmozgásokat. Céges bankszámla, céges bankkártya, külön pénztár segít abban, hogy ne keveredjenek a tételek. Magánbevásárlásra magánkártya, céges kiadásra céges kártya. Ha mégis keveredik valami, a könyvelésben egyértelműen jelöld magán jellegű tételként, és ne vidd költségként.

Vegyes használatú eszközök – autó, telefon, laptop

Autó, mobiltelefon, laptop tipikusan vegyes használatú. Itt a kulcs a belső szabályozás és az arányok dokumentálása. Ha például a telefont jellemzően céges célra használod, magánhívásokkal, reális a 70 30 vagy 80 20 arányos megosztás. Lehet részben elszámolni költségként, a maradékot magán jellegűnek tekintve. A NAV nem azt várja, hogy soha ne legyen magánhasználat, hanem azt, hogy az arány életszerű legyen és visszakövethető.

Lakás és home office költségek kezelése

Ha a saját lakásodban dolgozol, nem lehet az egész rezsit és bérleti díjat a vállalkozás költségeként elszámolni. Érdemes arányosítani olyan objektív szempont szerint, mint az irodahelyiség négyzetméter aránya, vagy a használati idő aránya. Erről célszerű egy egyszerű belső feljegyzést készíteni: mekkora területet használ a cég, milyen költségnemeknél alkalmazol arányosítást, és milyen kulccsal.

Számlák gyűjtése, bizonylatolás és szövegezés

A vállalkozási célú kiadás alapja mindig a szabályszerű számla vagy egyéb bizonylat. Figyelj arra, hogy a számlán a vállalkozás neve, címe, adószáma szerepeljen. Az általános megnevezések helyett előnyös a pontos, tevékenységhez köthető leírás. Ha a számla megnevezéséből nem egyértelmű, miért kapcsolódik a cég tevékenységéhez, készíts rövid belső magyarázatot, például szerződés, megrendelés, projektlap formájában.

Reprezentáció, ajándék, étterem – különösen kényes terület

Ügyfélvacsora, ajándék, reprezentáció könnyen tűnhet magáncélúnak. Itt különösen fontos a résztvevők dokumentálása, az üzleti cél rövid rögzítése, például tárgyalási jegyzet, meghívó, e mail. Ha rendszeresen magas az ilyen jellegű költség, a NAV fokozottan vizsgálhatja. Ezt érdemes mértékkel kezelni, és mindig tudni, melyik tételhez, ügyfélhez, projekthez kapcsolódik az adott költség.

Tulajdonosi pénzmozgások és vegyes költségek

Gyakori kockázati pont, amikor a tulajdonos magán kiadásait a cég fizeti. Ha ez előfordul, könyvelésben tulajdonosi kölcsönként vagy egyéb személyes jellegű tételként kell kezelni, nem pedig adóalap csökkentő költségként. Ugyanez igaz azokra a vegyes kiadásokra, ahol nem bizonyítható az üzleti cél. Inkább mondjunk le egy bizonytalan költség elszámolásáról, mintsem egy ellenőrzésen teljes tételcsoportot dobjanak ki.

Belső szabályzat és rendszeres önellenőrzés

Már egy kisebb vállalkozásnál is megéri egy rövid belső szabályzatot készíteni a költségelszámolásról. Ebben rögzíthető a vegyes használatú eszközök aránya, a home office költségmegosztás, a reprezentációs szabályok és a tulajdonosi pénzmozgások kezelése. Évente egyszer érdemes a könyvelővel közösen átnézni a költségstruktúrát, kiszűrni a magán jellegű, nehezen védhető tételeket, és finomítani a gyakorlatot.

Kulcspontok röviden

• A magán és céges kiadások szétválasztása alapvető adóvédelmi szabály.
• A vegyes használat esetén arányosítással kell számolni.
• A keveredő pénzmozgások kockázatosak.
• Minden vállalkozói bankszámlát érinthet.
• Javasolt: két külön bankszámla használata.