Előfordul, hogy egy bevásárlás, vagy online rendelés közben reflexből a céges kártyát használod magáncélra. A pénz ilyenkor a cég számlájáról tűnik el de valójában a tulajdonos vagy ügyvezető költött magára. Nem mindegy hogyan jelenik meg ez a könyvelésben és az adók között.

Mi történik magánköltségnél a cég szempontjából

A magáncélú vásárlás nem a vállalkozás érdekében felmerült ráfordítás ezért általában nem lehet költségként elszámolni. A könyvelésben a bankkártyás tranzakciót akkor is rögzíteni kell viszont a megfelelő főkönyvi számlára kerül átsorolásra. A kérdés az hogy a tulajdonos ezt visszafizeti vagy jövedelemként kezeli a cég.

Elszámolás tagi kölcsönként

Ha a tulajdonos vállalja, hogy a magánköltséget visszafizeti akkor a legbiztonságosabb megoldás ha a könyvelés taggal szembeni követelésként mutatja ki az összeget. Ilyenkor a tétel nem lesz költség és nem keletkezik adóköteles jövedelem. Később banki átutalással vagy pénztárbefizetéssel rendezhető az egyenleg.

Munkabérnek vagy egyéb jövedelemnek minősülő használat

Ha a tulajdonos nem fizeti vissza a magáncélú költést a hatóság ezt jövedelemként értelmezheti. Ekkor a cégnek bérként vagy egyes meghatározott juttatásként kell adóznia utána szja és közterhek fizetésével. Ez különösen problémás lehet ha rendszeresen fordul elő és nincs belső szabály a céges kártya használatára.

Mire figyel a NAV ellenőrzéskor

Ellenőrzésnél gyakran kérdés, hogy az adott tétel valóban a vállalkozás érdekében merült e fel. Gyanús lehet ha a bolti vásárlás jellege inkább háztartási fogyasztás vagy a webshop nyilvánvalóan magáncélú termékeket árul. Ilyenkor a könyvelésben választott megoldást dokumentumokkal és pénzmozgással kell alátámasztani.

Gyakorlati tanácsok a jövőre nézve

Érdemes belső szabályzatban rögzíteni a céges bankkártya használatának kereteit és külön vezetni az esetleges magáncélú tételek nyilvántartását. Ha mégis magánköltség kerül a kártyára minél hamarabb egyeztess a könyvelővel és rendezd visszafizetéssel. Így elkerülhető hogy egy apró figyelmetlenség drága adóügyi problémává nője ki magát.

Kulcspontok röviden

• Magáncélú költés nem minősül vállalkozási költségnek.
• A legbiztonságosabb elszámolás, ha a tétel taggal szembeni követelésként jelenik meg és visszafizetés történik.
• Vissza nem fizetett összeg munkabérnek vagy egyéb jövedelemnek minősülhet adófizetési kötelezettséggel.
• NAV ellenőrzéskor vizsgálják a vásárlások üzleti jellegét és a bizonylatokat.
• Belső szabályzat és gyors rendezés mellett csökkenthető az adókockázat.