Az év végi zárásnál gyakori, hogy az alvállalkozó már rég teljesített, de a számla még sehol. A mérlegnek ilyenkor is a valós költséget kell mutatnia nem azt, hogy éppen ki állított ki számlát. Ehhez tudatos elhatárolási gyakorlat kell.

Mikor kötelező elhatárolni a még nem számlázott alvállalkozót?

Ha az alvállalkozó szolgáltatása vagy munkája a mérlegforduló napjáig igazoltan teljesült akkor a kapcsolódó költség az adott évre tartozik. Teljesen mindegy, hogy a számla csak januárban vagy februárban érkezik a költséget időben oda kell könyvelni, ahol a teljesítés megtörtént.

Számla helyett milyen bizonylatra támaszkodhatsz?

Elhatárolni csak bizonyítható gazdasági eseményt lehet ezért fontos a dokumentum háttér. Segít a szerződés a megrendelés a teljesítésigazolás a teljesített órák vagy mennyiségek összesítése és a jóváhagyott munkalapok. Ezek együtt már elég alapot adnak arra, hogy a könyvelésben valószínűsíthető költség jelenjen meg.

Ha ismert a díj összege használj passzív időbeli elhatárolást

Ha a szerződés alapján pontosan tudod az alvállalkozói díjat például havi fix vagy tétel alapú ellenérték akkor a költséget az év végére passzív időbeli elhatárolásként kell felvenni. Így a mérlegben kötelezettségként jelenik meg bár a számla formálisan még nem érkezett be.

Ha csak becsülni tudod az összeget dokumentáld a számítást

Előfordul, hogy a munka folyamatban volt és az alvállalkozó még nem számolt el minden tétellel. Ilyenkor becsült összegre támaszkodhatsz az addigi teljesítmény arányában. Fontos, hogy készüljön belső jegyzőkönyv, amely tartalmazza a számítás módját a felhasznált adatok rövid leírását és a jóváhagyó személyét.

Következő évi számla kezelése és egyeztetés

Amikor a számla a következő évben megérkezik az elhatárolást meg kell szüntetni és a számlát a szállítók közé könyvelni. Ha a tényleges összeg eltér a becsléstől a különbözet a következő év eredményét érinti. Év végén érdemes partnerenként listázni a már teljesített ,de még nem számlázott alvállalkozói tételeket.

Kulcspontok röviden

• Ha a teljesítés év végéig megtörtént a költséget arra az évre kell könyvelni.
• Számla helyett szerződés és teljesítésigazolás ad alapot az elhatároláshoz.
• Ismert összegnél passzív időbeli elhatárolást használj.
• Becsült összegnél mindig legyen írásos számítás és jóváhagyás.
• A következő évi számlát egyeztesd az elhatárolt összeggel és korrigálj, ha kell.