Ha több párhuzamos projekt fut könnyű összekeverni melyik költség hova tartozik és mit kell a mérlegben eszközként kimutatni. A cél, hogy az egyes projektek eredménye és a vállalkozás összképe is valós és összehasonlítható legyen.

Projekt szintű költségkövetés és átvezetések

Az alap mindig a projekt szintű nyilvántartás külön projektkód vagy analitika minden közvetlen költségre. Ha kiderül, hogy egy tétel rossz projektre ment könyveléssel át kell vezetni a megfelelő projekt költséghelyére. A főkönyvi számlák összege nem változik, de a projekteredmény már a valós teljesítményt tükrözi.

Aktiválható költségek azonosítása

Fejlesztési beruházási vagy hosszú távú projektek esetén vizsgáld mely költségek felelnek meg az aktiválás feltételeinek például jövőbeli gazdasági haszon igazolható és a projekt elkülönítetten mérhető. Ezeket a közvetlen költségeket ki kell vezetni az eredmény terhére elszámolt költségszámlákról és eszközként kimutatni az immateriális javak vagy tárgyi eszközök között.

Aktiválások hatása mérlegre és eredménykimutatásra

A mérlegben az aktivált összeg növeli az eszközök értékét és ezzel együtt a saját teljesítmény aktivált értéke soron bevételszerű tétel jelenik meg az eredménykimutatásban. Ezzel egyidejűleg a korábban elszámolt költséget csökkenteni kell így az adott év eredménye nem lesz mesterségesen gyengébb a beruházások miatt.

Elhatárolások több évre áthúzódó projektnél

Ha a projekt több évet érint a mérlegforduló napjáig felmerült, de még nem számlázott vagy nem teljes egészében elszámolható költségeket passzív időbeli elhatárolásként kell rendezni. Fordítva, ha már kiszámlált bevételhez jövő évi teljesítés kapcsolódik akkor aktív időbeli elhatárolás mutatja a még le nem dolgozott részt.

Belső egyeztetés és dokumentálás

A projektek közti átvezetések aktiválások és elhatárolások csak akkor tekinthetők megbízhatónak, ha visszakereshető a döntés alapja. Legyen írásos projektösszefoglaló teljesítésigazolás és vezetői jóváhagyás a nagyobb tételekről. Év végén projektenként egyeztesd a főkönyvet a projektkimutatásokkal, hogy a beszámoló valóban a teljesítményt tükrözze.

Kulcspontok röviden

• Projekt szinten kövesd és vezesd át a költségeket a megfelelő helyre.
• Az aktiválható költségeket eszközként mutasd ki ne az eredményt terheld velük.
• Aktiváláskor nő az eszközérték és megjelenik a saját teljesítmény aktivált értéke.
• Több évre áthúzódó projekteknél időbeli elhatárolásokkal biztosítsd az összemérést.
• Minden átvezetést és aktiválást dokumentálj és egyeztesd a projektkimutatásokkal.