Vállalkozóként gyakran bizonytalan, hogy egy üzleti ebéd vagy ajándék hova sorolható a könyvelésben és kell e utána plusz adót fizetni. Röviden összeszedjük mikor beszélünk reprezentációról és hogyan kerüld el a tipikus hibákat.

Mi a reprezentáció lényege

Reprezentációnak minősül minden olyan vendéglátás vagy ajándék amelynek elsődleges célja az üzleti kapcsolatok ápolása vagy megerősítése. Nem a munkavégzést szolgálja hanem a jó benyomást és a bizalom építését. Fontos hogy a résztvevők üzleti partnerek vagy potenciális ügyfelek legyenek ne a tulajdonos családja.

Tipikus reprezentációs helyzetek

Ide tartozik például, amikor üzleti partnert vagy lehetséges ügyfelet hívsz meg étterembe egy tárgyaláshoz kapcsolódóan. Ugyanígy reprezentáció a tárgyalóban szervezett catering pogácsa kávé víz ha külső partnerek is részt vesznek. Céges rendezvényen a vendég partnereknek biztosított étel ital is ebbe a körbe esik.

Mi nem reprezentáció a gyakorlatban

Nem reprezentáció a munkavállalók szokásos ellátása például az irodai kávé vagy a műszak közbeni étkezés amely a munkavégzéshez szükséges. Ugyanígy nem reprezentáció a tömegesen kiosztott reklámajándék amelyen jól látható a logód és bárki kaphatja. Ezek inkább személyi jellegű ráfordítás vagy marketing költség.

Adózási következmények röviden

A reprezentáció jellemzően egyes meghatározott juttatásnak minősül amely után a vállalkozás fizeti a személyi jövedelemadót és a szociális hozzájárulási adót is. Emiatt a számlán szereplő nettó összegnél jóval nagyobb lesz a teljes teher. Érdemes előre kalkulálni hogy a reprezentáció valóban hoz e üzleti eredményt.

Dokumentálás és belső szabály

Minden reprezentációs eseményhez legyen számla rövid leírás a célról és a résztvevőkről például partner neve tárgyalás témája. Hasznos egy egyszerű belső szabályzat amely elválasztja a reprezentációt a reklámtól és a munkavállalói juttatásoktól. Így egy ellenőrzésnél könnyebben védhetőek a tételek.

Kulcspontok röviden

• A reprezentáció célja az üzleti kapcsolat ápolása.
• Nem reprezentáció a munkavégzéshez szükséges ellátás és a tömeges reklámajándék.
• A reprezentáció után a cég fizeti a személyi jövedelemadót és a szociális hozzájárulási adót.
• A teljes költség magasabb a számla nettó összegénél.
• Dokumentálással és belső szabállyal csökkenthető az adókockázat.