Egy számla vagy bizonylat önmagában még nem biztos hogy megáll egy ellenőrzésen. Számviteli szempontból csak az tekinthető bizonyító erejűnek amelyből egyértelműen megállapítható a gazdasági esemény tartalma és ez később is visszakövethető.

A fogalom lényege

Bizonyító erejű bizonylat az a dokumentum amely a rá vonatkozó jogszabályi formai követelményeknek megfelel és kifejezi a gazdasági esemény valós tartalmát. Vagyis nem csak az számít hogy van egy papír vagy pdf hanem az is hogy a művelet beazonosítható és ellenőrizhető legyen.

Kötelező tartalmi elemek

Számla esetén ilyen a kibocsátó és a vevő azonosítható neve címe adószáma a teljesítés időpontja a bizonylat száma az ellenérték és az adózási adatok. Egyéb bizonylatnál is követelmény a dátum az összeg a gazdasági esemény megnevezése és a kapcsolódó felek azonosíthatósága.

Formai követelmények papír és elektronikus iratnál

Papír alapú bizonylatnál alapkövetelmény az olvashatóság a hiánytalanság és hogy utólagos módosítás ne legyen észrevétlenül elvégezhető. Elektronikus bizonylatnál az eredet hitelessége az adattartalom sértetlensége és az előírt megőrzési időn át biztosított hozzáférés szükséges különben nem tekinthető teljes értékű iratnak.

Kapcsolat a gazdasági eseménnyel

A bizonylat akkor bizonyító erejű ha egyértelműen összeköthető a tényleges ügylettel. Segít ha mellette ott van a szerződés megrendelés teljesítésigazolás szállítólevél vagy szerződéses feltételeket tartalmazó email. Így a könyvelésben rögzített tétel visszafejthető a valós üzleti eseményig.

Belső bizonylatok szerepe

Nem csak külső partnertől érkező irat lehet bizonyító erejű. A vállalkozás saját maga is kiállíthat belső bizonylatot például pénztárbizonylat leltárjegy értékvesztési jegyzőkönyv. Ezek akkor fogadhatók el ha tartalmuk egyértelmű a felelősök aláírásával hitelesítettek és bekerülnek a bizonylati rendbe.

Rendszerezés és megőrzés a gyakorlatban

Még a legjobb bizonylat sem ér sokat ha nem kereshető vissza. Fontos hogy a dokumentumok időrendben és típus szerint rendezve legyenek papíron vagy digitálisan és a megőrzési idő alatt bármikor előhívhatók legyenek. Így egy ellenőrzésnél valóban betöltik bizonyító funkciójukat.

Kulcspontok röviden

• Nem minden számla minősül bizonyító erejűnek önmagában.
• A gazdasági esemény tényét kiegészítő dokumentumokkal kell igazolni.
• Egyértelmű visszakövethetőség növeli a dokumentumok hitelességét.
• Ez NAV ellenőrzéseknél kulcsfontosságú.
• Javasolt: minden szolgáltatás mögé bizonyítási láncot építeni.