Év végén nem elég megnézni mennyi pénz van a számlán. A mérleg és az adóalap szempontjából az is számít mennyi a kint lévő követelés és mennyi a még ki nem fizetett tartozás. Ezeket tudatosan egyeztetni és minősíteni kell.

Partnerenkénti egyeztetés az év végi zárás előtt

Első lépés hogy a vevő és szállító listádat partnerenként átnézed. A könyvelésben szereplő egyenlegeket hasonlítsd össze a saját nyilvántartásoddal valamint a bank és pénztármozgásokkal. Ha valahol eltérés van számla vagy jóváírás hiányzik azt még zárás előtt rendezzétek a partnerrel.

Lejárt vevőkövetelések áttekintése és minősítése

Az év végi lista megmutatja mely vevők nem fizettek időben. Ezeket érdemes kockázat szerint csoportosítani például vitatott vevő csődhelyzetben lévő kintlévőség. Ha reálisan nem várható befolyás a követelés egy része értékvesztésre szorulhat amely költségként jelenik meg a beszámolódban.

Szállítói tartozások és elhatárolt költségek

Szállítói oldalon nézd végig mely számlák maradtak év végére kiegyenlítetlenül. Ha a szolgáltatást vagy árut már átvetted a költség az adott évre tartozik függetlenül a fizetési határidőtől. A még ki nem számlázott de már teljesített tételeket passzív időbeli elhatárolásként kell szerepeltetni.

Devizás vevő és szállító egyenlegek átértékelése

Ha vannak devizában nyilvántartott követelések vagy tartozások év végén át kell őket értékelni a mérlegforduló napi árfolyamra. Az árfolyam különbözet pénzügyi eredményt növel vagy csökkent. Fontos hogy ugyanazt az árfolyam forrást használd következetesen évről évre.

Behajthatatlan követelések kezelése

Ha egy vevőkövetelés egyértelműen behajthatatlan például jogerős felszámolási irattal alátámasztva akkor kivezethető a könyvekből. Ilyenkor a követelés összege ráfordításként jelenik meg. Fontos hogy a behajthatatlanságot dokumentumokkal tudd bizonyítani mert egy ellenőrzésnél ezt külön vizsgálhatják.

Belső folyamatok a jövőbeni kockázatok csökkentésére

Érdemes kialakítani egy egyszerű követeléskezelési rutint rendszeres emlékeztetőkkel és fizetési felszólításokkal. A szállítói oldalon pedig figyeld a fizetési határidőket hogy ne csússz késedelembe. Ha az egyeztetés és a minősítés évente tudatosan megtörténik sok későbbi vita és adókockázat elkerülhető.

Kulcspontok röviden

• A vevőkövetelések és tartozások állapota a mérleg hitelességét befolyásolja.
• Az egyeztetés és minősítés elengedhetetlen.
• Behajthatatlan tételek kivezethetők bizonyítással.
• Év végi záráskor kritikus.
• Javasolt: partnerenkénti egyeztetés.